zaključak i zahvala

U prošlim postovima sam pisala o komunikaciji u oganizaciji, kako su komunikacijske vještine ključ poslovnog uspjeha, navela sam razine komunikacije, zatim konflikte unutar oragnizacije i na kraju važnost komunikacije u organizacijama.

Međutim, došla sam do zaključka da je uspješnost organizacije  povezana s kvalitetom komunikacije unutar organizacije, gotovo da nema organizacije koja ne navodi komunikaciju kao jedan od izazova s kojima se susreće u svakodnevnom radu. Da bi organizacija postigla kompetitivnu prednost u odnosu na konkurenciju izuzetno je važna ne samo kvalitetna komunikacija između djelatnika istog ali i različitog hijerarhijskog nivoa već i brzina komunikacije unutar cijele organizacije.

Na kraju, zahvaljujem svima koji su pratili i komentirali moj blog, te postali sljedbenici i pomogli mi da izradim zadaću iz kolegija "DIGITALNO GOSPODARSTVO"!

Pozdrav!

Komunikacijske vještine ključ su poslovnog uspjeha

Komunikacija, osobna ili posredna, jedan je od najvažnijih faktora uspjeha. Od razgovora za posao pa sve do finalnog sklapanja dogovora komunikacijske vještine često igraju važnu, katkad i presudnu ulogu. Dočim se verbalna komunikacija odnosi na stvarne riječi koje se rabe u razgovoru, neverbalna komunikacija sastoji se od mnoštva znakova kojima podsvjesno možemo potvrditi, negirati ili naglasiti izrečeno.

Upravo je neverbalna komunikacije segment koji sami najčešće nismo sposobni razvijati pa i ne čudi podatak da se najveće pogreške u komunikaciji događaju zbog nedovoljne informiranosti.

U neverbalnu komunikaciju spada kontakt očima, izraz lica, tjelesni kontakt, osobni prostor, međusobni položaj sugovornika, kretnje, kao i naš fizički izgled (uz velik naglasak na eventualne indikatore osobne higijene, društvenog položaja, životnog stila).

Neka istraživanja pokazuju da riječi našeg sugovornika čini samo samo sedam posto konačnog dojma, glas (ton glasa, boja, intenzivnost, brzina, glasnoća, izgovor, stanke u govoru) čine 38 posto, a naša mimika, geste i okolina čak 55 posto.

Postoje brojni savjeti za produktivniju neverbalnu komunikaciju, a mi ćemo navesti tek nekoliko najvažnijih faktora.

Kako uspješnije komunicirati?

Prije svega nužno je u komunikaciji primijeniti tehniku aktivnog slušanja, tj. aktivno se reflektiranjem, parafraziranjem te potpitanjima uključiti u komunikaciju sa sugovornikom te ponašanjem pokazati određenu dozu poštovanja.

Također je bitno gledati osobu s kojom komuniciramo u lice i eventualno se (ovisno o situaciji) smiješiti.

Veoma je dobro lagano klimati glavom u znak afirmacije dok osoba govori. Izbjegavajte radnje kao što su gledanje na sat, trljanje oka, nosa, ušiju, no dopušteno je povremeno doticati lice, čak je poželjno povremeno lupkati prstima po bradi kao znak interesa.

Razine komunikacije

Pojmu razina komuniciranja autori pristupaju na različite načine. Neki koriste  termin razine, drugi vrste, treći tipovi, načini, oblici komuniciranja itd. No, bez obzira na različit terminološki pristup, ovi termini s obzirom na kvantitet komunikacijskog procesa, vrijeme i način potreban za povratnu informaciju (feedback)  sugeriraju četiri razine komunikacije:

1. Intrapersonalna komunikacija
2. Interpersonalna komunikacija
3. Skupna komunikacija
4. Masovna komunikacija

Intrapersonalna komunikacija je vrsta komunikacije koju osoba čini sama sa sobom. Dakle, osoba intrapersonalno komunicira kada o nečemu razmišlja, rješava (u glavi) neki problem, pravi plan aktivnosti itd. Kod ovakve vrste komunikacije osoba/subjekt je istovremeno i pošiljatelj i primatelj/recipijent informacije/poruke. Najčešćeintrapersonalna komunikacija prethodi interpersonalnoj, skupnoj ili masovnoj komunikaciji, ali i ne mora.

 Interpersonalna komunikacija je interakcija ili međusobno djelovanje dviju ili više osoba licem u lice, uz mogućnost trenutačnog (za razliku od odgođenog) dobivanja povratnih informacija. K. K. Reardon (1998., 20.) navodi sedam ključnih značajki po kojima se može prepoznati interpersonalna komunikacija. 

Skupna komunikacija je komunikacija koja se odvija u okviru jedne, dvije ili više skupina. S obzirom na tipove skupina njih možemo podijeloiti na običajne, institucionalne i društvene. Osnovna odlika običajnih skupina je u tome što su one ukorijenjene u strukturi društva, pošto se njima pripada samim rođenjem, a ne uključivanjem. Takve skupine su obitelj, pleme, kasta, etnička skupina i dr. Institucionalne skupine su, prema Andrewu Heywoodu (Politika 2004), dio vladinog aparata koje pokušavaju da utječu na nju. Birokracija i vojska najizrazitiji su primjeri institucionalnih skupina. Društvene skupine osnivaju ljudi koji se ujedinuju radi «ostvarenja zajedničkih, ograničenih ciljeva» (A. Heywood, 506.). Ako ove skupine razlikujemo po broju sudionika u komunikaciji evidentno je da one mogu biti veće ili manje. Kod manjih skupina razlikuje se komunikacija od onih većih. Naime, manje skupine još uvijek mogu komunicirati interaktivno face to face, dok je kod većih skupina ta vrsta komunikacije otežana.

Masovna komunikacija. Pod pojmom masovne komunikacije razumiju se izjave koje se javno, putem tehničkih distribucijskih sredstava, izravno i jednostrano prenose širokoj publici (Max Maase 2001., 202.). Dakle, masovne komunikacije uključuju masovne medije. Rowland Lorimer u knjizi Mass communications - A comparative introduction(1994., 25.) ističe  da su "masovni mediji podskup masovnih komunikacija". Masovne medije,  Paul Trowler u radu Komunikacija i mediji, u: M Haralambos i M. HolbornSociologija (2002., 936.), definira kao "metode i organizacije pomoću kojih specijalističke društvene skupine prenose poruke širokoj, socijalno mješovitoj i raspršenoj publici". Ova definicija, prema P. Trowleru, razlikuje masovne medije (komunikacija iz jedne točke u pravcu više točaka) od interpersonalnih medija (komunikacija iz jedne točke u pravcu druge točke) i umreženih medija čija fleksibilnost omogućava permutiranje komunikacije između jedne točke i malog ili velikog broja točaka, u svim pravcima.

Komunikacija i konflikti u komunikaciji

Komunikacija je prijenos informacija od pošiljatelja k primatelju uz uvjet da primatelj razumije informaciju. Funkcija komunikacije je ujedinjavanje organizirane aktivnosti. Ona je sredstvo modificiranja ponašanja, provođenja promjena, postizanja proizvodnosti informacija i ostvarenja ciljeva. Prenošenje informacija od jedne do druge osobe je nužan proces bilo da se govori o obitelji, crkvi, poduzeću, timu, grupi ... Na komunikaciju možemo gledati kao na sredstvo povezivanja ljudi u organizaciji na ostvarenju zajedničke svrhe. Aktivnost unutar skupine nije moguća bez komunikacije jer se ne mogu provesti koordinacija i promjena. Svrha komunikacije u organizaciji je provesti promjenu – usmjeriti akcije u cilju dobrobiti poduzeća.

Komunikacija je potrebna za:

1. uspostavljanje i provođenje ciljeva
2. razvitak planova za njihovo ostvarenje
3. organiziranje ljudskih i drugih resursa na najuspješniji i najdjelotvorniji način
4. izbor, razvitak i ocjenjivanje članova organizacije
5. vođenje, usmjeravanje, motiviranje i kreiranje klime u kojoj ljudi žele pridonositi
6. kontrolu izvođenja.

 Lamza – Maronić, M., Glavaš, J.: “Poslovno komuniciranje“, Studio HS Internet, Ekonomski fakultet  u   Osijeku, Osijek, 2008. str. 18.

Važnost komunikacije u organizaciji

Efikasna komunikacija je potrebna na različitim razinama i različitim aspektima u organizaciji kao što su:

Za odnose rukovodstvo – zaposlenik:

Efikasna komunikacija informacija i odluka je ključna komponenta za odnose izmeđurukovodstva i zaposlenika u nekoj firmi. Firma ne može dobro funkcionirati ako poslodavac najprije ne objasni dobro što traži od radnika. Za poslodavca je zapravo najvažnije da zna dobro komunicirati i sporazumijevati se s radnicima i zapravo većina problema u rukovodstvu dolaze zbog nedostatka pravilne komunikacije. Šanse krivog sporazumijevanja i krivog predstavljanja stvari mogu se svesti na minimum s pravim sistemom komunikacije.

Za motivaciju i jačanje morala zaposlenika:

Komunikacija je osnovno sredstvo za motivaciju, koja može poboljšati moral zaposlenika u nekoj firmi. Neodgovarajuća ili kriva komunikacija među zaposlenicima ili među njima i šefovima tvrtke je glavni uzrok konflikta i niskog morala u nekoj firmi. Poslodavac bi trebao zaposlenicima objasniti što trebaju raditi, koliko dobro to rade i što se bi trebalo napraviti kako bi radili još bolje i s više motivacije.

Za povećanje produktivnosti:

Efikasnom komunikacijom možete održavati dobre odnose u firmi, i isto tako lakše potaknuti zaposlenike da sami daju ideje kako da se poboljša stanje i produktivnost.

Za zaposlenike:

Kroz komunikaciju sa poslodavcem možete davati svoje izvješća o radu, komentare, pritužbe i prijedloge. U tvrtki bi trebale postojati unaprijed osmišljene procedure brze, efikasne i direktne komunikacije zaposlenika i šefova, kako bi se izbjeglo nezadovoljstvo radi čekanja, nesporazumi i prenošenje krivih informacija preko drugih osoba i uspostavio bolji odnos među svima u firmi.

Važnost pismene komunikacije:

Komunikacija može biti verbalna ili pisana. U verbalnoj, neposrednoj komunikaciji, slušatelji, primatelji informacije dobijaju ne samo od izgovorene riječi , već i govora tijela iz kojeg se može jasno razaznati šali li se netko s vama, je li ljuti i sl. U pisanoj poruci toga nema, pa je veoma važno da ona bude jasna, koncizna i ispravna, kako bi se izbjeglo krivo tumačenje te poruke. Pisana informacija je stalna i može ostati za buduće korištenje, isto tako zaposlenicima daje priliku da je i sami komentiraju, na pismeno ili direktno verbalnim putem.

Dobrodošli na moj blog :)